Le siège social et les bureaux d’accueil sont deux composantes essentielles de l’image et du fonctionnement d’une entreprise. Si leur rôle est souvent ignoré, ils jouent pourtant un rôle fondamental dans la représentation des valeurs de l’entreprise ainsi que dans sa communication interne et externe. Dans cet article, découvrez tous les aspects liés au siège et aux bureaux d’accueil des entreprises.
Définitions et différences entre le siège social et le bureau d’accueil
Qu’est-ce qu’un siège social ?
Le siège social correspond à l’adresse administrative et juridique d’une société. Il accueille généralement les locaux administratifs ainsi que la direction et les fonctions supports de l’entreprise (ressources humaines, comptabilité, etc.). Cette adresse doit être indiquée sur les documents officiels tels que la correspondance commerciale, les factures ou encore les mentions légales sur les sites Internet. Le choix de cette adresse peut avoir un impact tant au niveau fiscal que sur l’image véhiculée auprès des clients et partenaires.
À quoi servent les bureaux d’accueil ?
Les bureaux d’accueil, quant à eux, sont destinés à la réception des visiteurs (clients, fournisseurs, partenaires) au sein des locaux d’une entreprise. Ils peuvent être situés dans les mêmes locaux que le siège social, ou bien dans des bureaux annexes. Leur aménagement et leur organisation jouent un rôle majeur pour assurer une bonne image de marque auprès des visiteurs. Ils offrent également aux collaborateurs de l’entreprise un environnement de travail accueillant et adapté à leurs activités.
Choisir l’emplacement idéal pour son siège social et ses bureaux d’accueil
Lors de la création d’une entreprise ou lors de changements de locaux, il est essentiel de réfléchir à l’emplacement idéal pour son siège social et ses bureaux d’accueil afin de favoriser la croissance et l’image de l’entreprise.
Les critères pour choisir le lieu du siège social
Plusieurs éléments doivent être pris en compte lors du choix de l’emplacement du siège social :
- L’image de marque : Selon votre secteur d’activité, vous pouvez privilégier une localisation prestigieuse (quartiers d’affaires) ou pratique (centre-ville ou proche des pôles de transports).
- Le coût : Les charges locatives et les impôts diffèrent selon la zone géographique.
- La législation : Certaines régions peuvent proposer des aides au financement et autres avantages fiscaux.
- L’accès : Une facilité d’accès, tant pour les clients que pour les employés, est un élément à ne pas négliger dans le choix du siège social.
Créer ses bureaux d’accueil : les bonnes pratiques
Pour offrir un accueil optimal à vos visiteurs, il est important de prendre en compte plusieurs points lors de la création et l’aménagement de vos bureaux d’accueil :
- La visibilité : L’entrée doit être clairement identifiable depuis l’extérieur des locaux.
- L’accessibilité : Les personnes à mobilité réduite doivent pouvoir accéder facilement à ces espaces.
- La signalétique : Des panneaux indicatifs permettent aux visiteurs de s’orienter aisément au sein des locaux.
- Le design : Un espace bien pensé transmet une image professionnelle et moderne de votre entreprise.
- L’équipement : Bancs, chaises, tables basses, prises électriques, magazines… Tout doit être prévu pour que vos visiteurs se sentent confortablement installés.
Pack banque : Simplifier les démarches administratives liées au siège social
Opter pour un pack bancaire adapté, c’est bénéficier d’une offre sur-mesure regroupant l’ensemble des services nécessaires à la gestion quotidienne de son siège social : ouverture de comptes, financements, assurances, cartes bancaires, etc.
Les banques proposent généralement des offres dédiées aux entreprises permettant de faciliter le démarrage et la gestion du siège social ainsi que l’accès à des services annexes tels que :
- La mise à disposition d’un conseiller professionnel;
- Des tarifs préférentiels sur les abonnements Internet ou téléphoniques;
- La location de matériel (ordinateurs, bureaux…) en partenariat avec des sociétés spécialisées;
- L’accès à des espaces privatifs pour l’organisation de réunions ou d’événements professionnels.
Améliorer l’image de son entreprise grâce au siège et au bureau d’accueil
Le choix duucateégalement aux collaboà leurs activités.
Les valeurs véhiculées par le siège social et les bureaux d’accueil
Comme évoqué précédemment, le placement et l’aménagement du siège social et des bureaux d’accueil contribuent fortement à l’image que l’entreprise souhaite véhiculer. Les deux peuvent constituer soit un atout majeur, soit un frein potentiel dans votre développement commercial. Une localisation prestigieuse et un aménagement soigné et fonctionnel sont ainsi autant de signes pouvant rassurer vos partenaires commerciaux, clients et autres acteurs-clés rencontrés tout au long de votre parcours.
